1.簡單草率的拒絕
句式1：“我不知道。”“我不了解。”
句式2：“我不會。”“我沒學過。”“我沒做過。”“我沒經驗。”
這些語句通常在兩種情況下出現。一種情況是領導希望了解一些信息，秘書提供不了，此時秘書會用句式1。另一種情況是領導交代的任務，秘書沒有能力完成，或者不樂意接受，此時秘書會用句式2。
不管是哪種情況，簡單草率的拒絕都會阻斷交流，不僅讓領導掃興，而且會傳達給領導這樣的信息：這個秘書不行，職責范圍內的工作都不會做。
為領導提供信息、完成領導交代的任務，是秘書的職責。如果秘書確實不知道、不了解領導希望得到的信息，那就努力去搜集，然后再匯報。秘書可以說：“對不起。這個問題我不了解。我馬上去調查，盡快向您匯報。”如果確實沒有把握做好領導交辦的工作，那就先弄清楚領導的目的和要求，努力試著做，或者向經驗豐富的同仁前輩請教。如果還是無法完成，就如實向領導匯報已經做到哪一步，困難在哪里，看領導怎么安排。
2.事不關己的敷衍
句式：“您是領導，您說行就行。”“您是老板，你覺得行就行。”
這些語句一般會被秘書用來回答領導就某個問題向秘書征求意見時。這樣的回答至少有三個后果。第一，中斷了談話，讓領導很掃興；第二，容易給領導留下這樣的印象：這個秘書對工作不感興趣，或者沒有認識到問題的重要性；第三，阻斷了領導想根據秘書提供的新信息作重新決策的嘗試，增加了決策的風險。
其實，無論領導是否向秘書征求意見，最終拍板的還是領導。之所以向秘書征求意見，并不是讓秘書來作決策，只是領導希望從秘書這里得到些新的信息，以便作出最后的決定。所以，對于領導的咨詢，秘書都應該當作領導交辦的工作積極對待，提供力所能及的意見或建議。這是秘書的職責。
3.不假思索的疑問
句式：“為什么？”
領導發布指示或者交代任務時，秘書最好少問為什么。秘書應該弄清楚的是任務的具體內容和要求，這樣才能保質保量地完成任務。至于原因，很多情況下秘書應該根據自己對領導和單位的了解去分析。秘書的主要任務是為領導分憂，減輕其工作量，所以，只要不影響任務的完成，有些“為什么”可以不問。如果覺得不知其所以然會影響工作，那么可以根據自己掌握的情況提出一些看法，試著與領導繼續交流。
4.不加思考的反問
句式：“是嗎？”“真的嗎？”“不會吧？”“不至于吧？”
在聽完一個情況介紹或者較為新奇的觀點之后，因為有所懷疑，人們常常會用以上的反問句。但是，秘書與領導交流時應堅決避免這么問，因為這么問等于是在質疑領導，也就是質疑領導的權威。這是秘書工作的大忌。一般情況下領導的話是公正可信的，因而是可行的，不容隨意質疑。如果真的覺得領導的某些言論或者介紹的某種情況不可思議，可以換一種方式提出來，比如，可以用“您是說……（重復領導談話的主要內容）。我覺得這個方法可以提出自己的看法。
5.推卸責任的辯解
句式：“請聽我解釋。”
這句話一般被用來說明失誤的原因或理由，會給人留下推卸責任的印象。工作中出現失誤時，領導最希望聽到的是秘書準備怎么解決，怎樣把損失降到最低。所以，秘書應該盡量把工作做好，避免失誤；出現問題時應盡力挽回損失，同時勇于承擔自己的責任，這才是一個合格的秘書應有的工作態度。
