接待工作(zuo)是企(qi)業(ye)秘書(shu)的(de)一項重(zhong)(zhong)要工作(zuo)。隨著社會經(jing)濟的(de)快速發(fa)展，各企(qi)業(ye)之(zhi)間(jian)信息、技術(shu)、資金的(de)交流(liu)日益頻繁，并由此及(ji)(ji)彼(bi)帶來(lai)大量的(de)人員流(liu)動，上級領導的(de)視察、兄弟單位以(yi)及(ji)(ji)合作(zuo)伙伴之(zhi)間(jian)參觀、學習及(ji)(ji)業(ye)務洽談的(de)人次也與日俱增，這就使用權得接待工作(zuo)越發(fa)重(zhong)(zhong)要。那么在新形(xing)勢下，企(qi)業(ye)秘書(shu)怎樣才(cai)能(neng)做好(hao)接待工作(zuo)呢？筆者以(yi)為，應重(zhong)(zhong)視以(yi)下幾(ji)個方(fang)面：
1、更新觀念、傳播文化
在新形(xing)勢(shi)下，企業(ye)(ye)秘(mi)書應及時更新觀念，充分認識(shi)到接(jie)待(dai)工(gong)作(zuo)(zuo)是企業(ye)(ye)看(kan)似(si)被動、實(shi)則主(zhu)動的(de)一(yi)種廣(guang)義(yi)的(de)公關(guan)行為，是企業(ye)(ye)聯系(xi)內外的(de)紐帶和橋(qiao)梁。通過接(jie)待(dai)工(gong)作(zuo)(zuo)，企業(ye)(ye)可(ke)以(yi)展示(shi)實(shi)力，樹立(li)形(xing)象(xiang)，可(ke)以(yi)積累豐富(fu)的(de)關(guan)系(xi)資(zi)源，可(ke)以(yi)吸引投(tou)資(zi)、擴(kuo)大合作(zuo)(zuo)，從而推動經濟(ji)的(de)快速(su)發展。因(yin)此，必(bi)須(xu)反接(jie)待(dai)工(gong)作(zuo)(zuo)看(kan)作(zuo)(zuo)企業(ye)(ye)經濟(ji)工(gong)作(zuo)(zuo)的(de)一(yi)個重要(yao)組成(cheng)部(bu)分，而不能(neng)僅(jin)(jin)僅(jin)(jin)停留(liu)在迎來(lai)送往、安(an)排食宿的(de)低層次(ci)上(shang)。
做好接(jie)待(dai)工作不僅是企業(ye)(ye)長遠發展(zhan)的(de)(de)需(xu)(xu)要，也是從(cong)更(geng)高(gao)(gao)層次(ci)(ci)上(shang)展(zhan)示企業(ye)(ye)形(xing)象(xiang)的(de)(de)需(xu)(xu)要。秘書人(ren)員對于每(mei)(mei)一項(xiang)接(jie)待(dai)工作都(dou)要高(gao)(gao)度重視并(bing)樹立強烈的(de)(de)機遇意識(shi)、責任(ren)意識(shi)，作為(wei)一項(xiang)政治任(ren)務(wu)(wu)來完(wan)成(cheng)；要樹立“每(mei)(mei)一個人(ren)都(dou)代表(biao)企業(ye)(ye)形(xing)象(xiang)，每(mei)(mei)一個人(ren)的(de)(de)一言一行都(dou)是企業(ye)(ye)文化的(de)(de)折射”的(de)(de)思想意識(shi)，保證(zheng)高(gao)(gao)質量地完(wan)成(cheng)每(mei)(mei)一次(ci)(ci)接(jie)待(dai)任(ren)務(wu)(wu)。有(you)些(xie)客人(ren)可(ke)能一生只到(dao)某企業(ye)(ye)造訪一次(ci)(ci)，如果這一次(ci)(ci)的(de)(de)接(jie)生工作熱(re)情周到(dao)、精心細膩，企業(ye)(ye)良好的(de)(de)精神(shen)風貌(mao)、濃厚的(de)(de)文化氛(fen)圍和高(gao)(gao)水平(ping)的(de)(de)服(fu)務(wu)(wu)將(jiang)會給客人(ren)留下終生的(de)(de)印象(xiang)。
2、精心策劃，突出特色
要做好每一(yi)(yi)項接待工作，首先必須進行方(fang)案(an)的策劃與(yu)制(zhi)定。只有(you)精心策劃、充(chong)分準備，接待活(huo)動才有(you)可能(neng)成為成功的公關(guan)活(huo)動，否則(ze)(ze)就可能(neng)淪為低層次的迎來送往(wang)的應酬活(huo)動，甚至可能(neng)損害企業(ye)的形(xing)象。每一(yi)(yi)項接待活(huo)動，都要以(yi)實現(xian)來賓(bin)的目的和企業(ye)的公關(guan)期望(wang)為原(yuan)則(ze)(ze)，制(zhi)訂出符合(he)來賓(bin)身份的完善的接待工作方(fang)案(an)和實施細則(ze)(ze)，詳細安排日程(cheng)、接站、用車(che)、就餐、住(zhu)宿、參觀等各(ge)項活(huo)動，充(chong)分考慮到各(ge)方(fang)面(mian)的細節，并體現(xian)一(yi)(yi)定的創意(yi)與(yu)創新。
每個企(qi)(qi)業(ye)都有(you)自(zi)己的(de)(de)(de)(de)(de)企(qi)(qi)業(ye)文化，作(zuo)為(wei)展示企(qi)(qi)業(ye)形象的(de)(de)(de)(de)(de)“窗口”,接(jie)接(jie)工(gong)作(zuo)同樣需要(yao)有(you)自(zi)己的(de)(de)(de)(de)(de)特色和風格。因此，要(yao)通過公關(guan)接(jie)待活(huo)動的(de)(de)(de)(de)(de)每一個環節著力(li)體(ti)現企(qi)(qi)業(ye)的(de)(de)(de)(de)(de)特色。不(bu)論是(shi)宏觀(guan)的(de)(de)(de)(de)(de)整體(ti)方(fang)案的(de)(de)(de)(de)(de)策(ce)劃還是(shi)微觀(guan)的(de)(de)(de)(de)(de)接(jie)站牌(pai)的(de)(de)(de)(de)(de)設計、匯報(bao)材料的(de)(de)(de)(de)(de)寫作(zuo)甚至接(jie)待車(che)輛的(de)(de)(de)(de)(de)停放，都要(yao)努力(li)凸顯企(qi)(qi)業(ye)與(yu)眾(zhong)不(bu)同之處(chu)，讓來賓從(cong)接(jie)待工(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)(de)(de)點點滴(di)滴(di)中感(gan)受到企(qi)(qi)業(ye)的(de)(de)(de)(de)(de)個性(xing)，感(gan)受到企(qi)(qi)業(ye)文化的(de)(de)(de)(de)(de)特色。
3、優化流程、規范運作
接(jie)(jie)待(dai)方案(an)制定(ding)以(yi)(yi)后，就(jiu)要(yao)(yao)嚴格(ge)按照(zhao)方案(an)進(jin)行程(cheng)序(xu)化運作(zuo)(zuo)(zuo)，使接(jie)(jie)待(dai)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)中(zhong)的(de)(de)各個(ge)環節有(you)序(xu)銜(xian)接(jie)(jie)、首(shou)尾(wei)相連，必(bi)(bi)要(yao)(yao)時可以(yi)(yi)制作(zuo)(zuo)(zuo)接(jie)(jie)待(dai)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)清單(dan)，對(dui)接(jie)(jie)待(dai)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)中(zhong)的(de)(de)各要(yao)(yao)素(su)進(jin)行全面清點(dian)，以(yi)(yi)確保工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)進(jin)程(cheng)的(de)(de)有(you)序(xu)性(xing)(xing)、穩定(ding)性(xing)(xing)和連續性(xing)(xing)。同時，對(dui)接(jie)(jie)待(dai)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)中(zhong)的(de)(de)每(mei)一道程(cheng)序(xu)都要(yao)(yao)事先進(jin)行規范(fan)，這樣才(cai)能(neng)確保整個(ge)接(jie)(jie)待(dai)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)有(you)序(xu)進(jin)行。比如，在作(zuo)(zuo)(zuo)接(jie)(jie)待(dai)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)總結(jie)時，接(jie)(jie)待(dai)記錄(lu)的(de)(de)填(tian)寫(xie)、總結(jie)會的(de)(de)召開、書(shu)面總結(jie)材料的(de)(de)撰寫(xie)、資(zi)料的(de)(de)歸檔(dang)都必(bi)(bi)須按規范(fan)操作(zuo)(zuo)(zuo)。此(ci)外(wai)，秘(mi)書(shu)人員(yuan)要(yao)(yao)注(zhu)意收集和掌握接(jie)(jie)待(dai)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)相關知(zhi)識，不斷提高自(zi)身(shen)素(su)養并注(zhu)意實現資(zi)源(yuan)共享(xiang)。
4、關注細節、注重實效
細(xi)節決定(ding)成敗。接(jie)待(dai)(dai)(dai)(dai)工(gong)作(zuo)來(lai)不得半點馬虎，必須處處留(liu)心，周密考(kao)慮，謹慎行事(shi)。在重大的(de)接(jie)待(dai)(dai)(dai)(dai)工(gong)作(zuo)中(zhong)，接(jie)待(dai)(dai)(dai)(dai)工(gong)作(zuo)負(fu)責人(ren)在對全局進(jin)行總體把握的(de)前提(ti)下要(yao)(yao)(yao)隨時(shi)根據(ju)接(jie)待(dai)(dai)(dai)(dai)工(gong)作(zuo)的(de)需要(yao)(yao)(yao)對接(jie)待(dai)(dai)(dai)(dai)方案予以(yi)調整(zheng)；具體接(jie)待(dai)(dai)(dai)(dai)人(ren)員則要(yao)(yao)(yao)主(zhu)動進(jin)行全程模擬思考(kao)，從準(zhun)備會議室到用車，從參(can)觀到進(jin)餐(can)，對每一(yi)個(ge)細(xi)節都(dou)要(yao)(yao)(yao)細(xi)致地思索一(yi)遍，以(yi)便及(ji)時(shi)彌補可能(neng)存在的(de)疏漏。接(jie)待(dai)(dai)(dai)(dai)工(gong)作(zuo)人(ren)員要(yao)(yao)(yao)“眼觀六路、耳(er)聽八(ba)方”,對來(lai)賓的(de)一(yi)個(ge)眼審、一(yi)個(ge)動作(zuo)、不經意的(de)一(yi)句話，都(dou)要(yao)(yao)(yao)留(liu)意和體會，以(yi)便及(ji)時(shi)采(cai)取應(ying)變措施。這就要(yao)(yao)(yao)求秘書人(ren)員加強(qiang)靈活應(ying)變能(neng)力、臨場(chang)發(fa)揮能(neng)力的(de)訓(xun)練，提(ti)高處理(li)突(tu)(tu)發(fa)事(shi)件、意外(wai)發(fa)揮能(neng)力的(de)訓(xun)練，提(ti)高處理(li)突(tu)(tu)發(fa)事(shi)件、意外(wai)情況我水平，以(yi)便將各類有操作(zuo)企(qi)業形象有細(xi)節問題(ti)解決在萌芽狀態，確保接(jie)待(dai)(dai)(dai)(dai)工(gong)作(zuo)實現“零失(shi)誤”.
通過接(jie)待(dai)工(gong)作，企(qi)業(ye)不(bu)僅可以(yi)展示企(qi)業(ye)作風和(he)企(qi)業(ye)文化，也可以(yi)對外樹立良好(hao)(hao)形象、推(tui)銷自我。接(jie)待(dai)工(gong)作做好(hao)(hao)了(le)，不(bu)僅會(hui)(hui)(hui)給上級領導和(he)來(lai)賓留下深刻的印象，而且無形中會(hui)(hui)(hui)為(wei)企(qi)業(ye)帶來(lai)商機，帶來(lai)社(she)會(hui)(hui)(hui)效(xiao)益(yi)和(he)經濟(ji)效(xiao)益(yi)。因此(ci)，秘書(shu)要充(chong)分利用接(jie)待(dai)工(gong)作的每一個細(xi)節(jie)展示企(qi)業(ye)的全新風采和(he)企(qi)業(ye)獨具魅力(li)的特(te)色(se)文化，得用每一次接(jie)待(dai)機會(hui)(hui)(hui)會(hui)(hui)(hui)增強(qiang)企(qi)業(ye)的凝聚力(li)和(he)向心力(li)，提升企(qi)業(ye)的知名(ming)度和(he)影響(xiang)力(li)。同時，秘書(shu)還(huan)要對接(jie)待(dai)交果進行(xing)科學的評(ping)估與監測，及時做好(hao)(hao)來(lai)賓反饋信息的收(shou)集和(he)處理工(gong)作，不(bu)斷優化接(jie)待(dai)流程，力(li)求接(jie)待(dai)活(huo)動(dong)效(xiao)益(yi)的最大化。
5、不斷創新、追求桌越
在新形勢下，秘書只有(you)結合企(qi)(qi)業(ye)(ye)自(zi)身的(de)實際(ji)，自(zi)覺創新公關工作(zuo)(zuo)思(si)路，豐富公關工作(zuo)(zuo)內容，才能推(tui)動接待(dai)工作(zuo)(zuo)不(bu)斷(duan)創新。比如制(zhi)訂方(fang)案時(shi)可(ke)以(yi)(yi)考慮運用統(tong)一的(de)模(mo)板，匯報材料(liao)可(ke)以(yi)(yi)得用多媒體技術來(lai)制(zhi)作(zuo)(zuo)，而(er)不(bu)僅(jin)僅(jin)限于(yu)傳統(tong)的(de)紙質(zhi)材料(liao)等等。這(zhe)樣的(de)接待(dai)工作(zuo)(zuo)才具(ju)有(you)時(shi)代特(te)(te)征和企(qi)(qi)業(ye)(ye)特(te)(te)色。同(tong)時(shi)，企(qi)(qi)業(ye)(ye)秘書要積極探索能夠更(geng)好(hao)地反映企(qi)(qi)業(ye)(ye)精(jing)神與企(qi)(qi)業(ye)(ye)亮點、體現企(qi)(qi)業(ye)(ye)文化(hua)的(de)接待(dai)方(fang)式(shi)和方(fang)法，與時(shi)俱進、開(kai)拓(tuo)創新，使接待(dai)工作(zuo)(zuo)在企(qi)(qi)業(ye)(ye)發展(zhan)中發揮更(geng)大的(de)作(zuo)(zuo)用。
