電話作為便利的通訊工具在日常生活中的使用很關鍵,在辦公室為了工作上的需要,我們可能經常要接聽電話,所以維護好電話形象非常重要,代表了我們整個企業的形象。
聽到電話鈴響若是嘴里在吃東西應該停止,若是在與同事打鬧嬉戲也應等情緒平穩后再接電話,不要邊吃東西邊打電話,應該停止一切不必要的動作,電話鈴響三聲之內必須接聽。
在接到電話時首先要問候,如果接聽電話晚了應該向客人道歉,問候時聲音要有精神。然后自報家門,外線報哪個公司,內線報哪個部門,電話交談時要配合肢體動作如微笑、點頭;講話的聲音不要過大,聲調不要太高,話筒離口的距離不要過近,注意傾聽,并時不時的說些“嗯”、“是”、“對”、“好”之類的短語。
如果是需要轉接電話應該請客人等待并且盡快轉接,如果是代聽電話應主動詢問客人是否需要留言或轉告。留言要準確記錄,并重復確認留言。
掛電話時要詢問客人還有什么吩咐嗎,表示對客人的尊重,沒有事情就與客人道謝,感謝來電,說再見,等客人掛電話之后再掛下電話。